Ein Unternehmen muss einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mindestens 20 Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Es gibt jedoch weitere Faktoren, zum Beispiel wenn ein Unternehmen mit besonders sensiblen Daten (z.B. biometrische Daten) arbeitet. Auch wenn keine formale Pflicht besteht einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, müssen alle Vorgaben der DSGVO umgesetzt werden.

Sie haben bereits einen internen Datenschutzbeauftragten oder der Datenschutzbeauftragte ist bei Ihnen gesetzlich nicht vorgeschrieben? Dann lassen Sie sich beraten! Bei der Fülle der Gesetze, Richtlinien und Stellungnahmen ist es sinnvoll jemanden an der Seite zu haben, der regelmäßig auf den neuesten Stand der Richtlinien geschult wird und Ihren Mitarbeitern dieses Wissen vermitteln kann.

Der Artikel 37 DSGVO beschreibt die Qualifikationen, welche der Datenschutzbeauftragte erfüllen muss:

• berufliche Qualifikation und insbesondere das Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrecht
• Fachwissen auf dem Gebiet der Datenschutzpraxis
• Fähigkeit, die Aufgaben aus Artikel 39 DSGVO zu erfüllen:
  • Unterrichtung und Beratung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters und der Beschäftigten, die Verarbeitungen durchführen, hinsichtlich ihrer Pflichten nach dieser Verordnung sowie nach sonstigen Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten;
  • Überwachung der Einhaltung dieser Verordnung, anderer Datenschutzvorschriften der Union bzw. der Mitgliedstaaten sowie der Strategien des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters für den Schutz personenbezogener Daten einschließlich der Zuweisung von Zuständigkeiten, der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen;
  • Beratung – auf Anfrage – im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung gemäß Artikel 35;
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde;
  • Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde in mit der Verarbeitung zusammenhängenden Fragen, einschließlich der vorherigen Konsultation gemäß Artikel 36, und gegebenenfalls Beratung zu allen sonstigen Fragen.

Viele Unternehmen wollen zunächst einen Mitarbeiter mit der Aufgabe des Datenschutz beauftragen. Jedoch darf hierbei kein Interessenkonflikt entstehen. Ein Interessenkonflikt besteht unter anderem bei folgenden Personen:

• Inhaber, Vorstand, Geschäftsführer,
• Leiter der IT,
• Personalleiter,
• Vertriebsleiter

Darüber hinaus muss auch ein interner Datenschutzbeauftragter die notwendigen Qualifikationen mitbringen und ein sehr tiefes Verständnis der Gesetzeslage und der Technologie hinter den einzelnen Unternehmensprozessen haben. Da in kleinen und mittelständischen Unternehmer der Datenschutzbeauftragte meist noch andere Funktionen im Unternehmen ausführt, fehlen oftmals die Zeit sich ausführlich und intensiv dem Thema zu widmen. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt den Vorteil mit, dass er branchenübergreifend Wissen hat und sich stetig fortbildet. Dank dem vorhanden Wissen kann er schneller auf diverse Anfragen reagieren als ein interner Datenschutzbeauftragten. Zudem entfallen bei einem externen Datenschutzbeauftragten die Kosten für die ständige Fortbildung oder Fachbücher.  

Diese Fragen kann leider nicht pauschal beantwortet werden. Die höhe der Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, unter anderem ob Sie nur eine (regelmäßige) Beratung wünschen oder uns als externen Datenschutzbeauftragten beauftragen. Aber auch Betriebsgröße, Art der Daten und die Strukturen Ihres Unternehmens spielen eine Rolle. Wir setzen auf Individualität und Anpassung auf Ihren Betrieb, daher unterbreiten wir Ihnen gerne nach einer kostenfreien Erstberatung ein individuelles Angebot. Dennoch ist ein externer Datenschutzbeauftragter häufig eine günstigere Alternative, zum Beispiel entfallen die Kosten für Weiterbildungen und die Lohnnebenkosten. Die Branche ist durchaus ein guter Anhaltspunkt:

Ein externer Datenschutzbeauftragter hat gegenüber dem Internen eine Reihe von Vorteilen:

Grundsätzlich ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben die Stelle, welche über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet. Der Datenschutzbeauftragte ist entsprechend nicht haftbar wenn die verarbeitende Stelle falsch handelt, sondern wenn falsch beraten wird. Bei internen Datenschutzbeauftragten scheidet diese Haftung regelmäßig aufgrund der beschränkten Arbeitnehmerhaftung aus. Ein externer Datenschutzbeauftragter haftet bei falscher Beratung vollumfänglich. Aus diesem Grund minimiert sich Ihr Haftungsrisiko, soweit Sie unsere Handlungsempfehlungen korrekt umsetzen.